Зустрічі-це основне місце на більшості робочих місць, але вікове питання про “Чи може ваша зустріч була електронною поштою?”виявляє зростаючу проблему продуктивності. Дослідження показують, що середній працівник витрачає 11,3 години на тиждень на зустрічах, незважаючи на те, що багато працівників повідомляють, що 2 години на день або 10 годин на тиждень – це максимум, який вони можуть пережити, перш ніж втома.

Цей розрив підкреслює, що 1,3 години щотижневих зустрічей виходить за рамки середньої можливості працівника на фокус, що прирівнюється до майже 70 годин втраченої продуктивності щороку – і це навіть не враховує зустрічей, які могли бути електронними листами.

Звіти показують, що більшість зустрічей тривають від 31 до 60 хвилин, тоді як середній час для написання електронного листа – лише 5,5 хвилин. Якщо припустити, що середня зустріч триває 45 хвилин, заміна 4 непотрібних зустрічей на тиждень резюме електронної пошти може заощадити додаткові 2,67 годин на тиждень. Додайте до цього 1,3 години, проведених на зустрічах, на яких робітники не можуть повністю зосередитися, і у вас є 4 години на тиждень, які можна краще провести на цілеспрямовану роботу.

Це не тільки зменшує необхідність працювати поза звичайними годинами через брак часу для фактичних завдань, але й допомагає полегшити вигорання та покращити загальне благополуччя працівників. Миттєві офіси поділилися кількома практичними порадами, які допоможуть вам ефективніше працювати та уникнути вигорання:

1. Запитайте: “Чи може ця зустріч бути електронним листом?”

Перед тим, як планувати або відвідувати зустріч, запитайте себе, чи можна було б вирішити тему чітко в електронному листі. Багато зустрічей використовуються для оновлень статусу або незначних роз'яснень, які легко могли б поводитися з асинхронно.

2. Встановіть чіткі, обмежені часом порядок денний

Для необхідних зустрічей переконайтеся, що існує чіткий порядок денний з встановленим обмеженням часу. Зустрічі, які тягнуться без мети, лише зливати фокус та продуктивність. Дотримуйтесь запланованого часу, щоб поважати час кожного.

3. Використовуйте асинхронні інструменти

Не кожне повідомлення вимагає негайної відповіді. Асинхронні інструменти, такі як програмне забезпечення для управління проектами, спільні документи та електронна пошта дозволяють ефективно спілкуватися без необхідності розмов у режимі реального часу.

4. Призначте час, щоб перевірити свої електронні листи

Замість того, щоб постійно перевіряти папку “Вхідні”, встановіть конкретні часи протягом дня, щоб відповісти на електронні листи. Це допомагає вам краще керувати своїм часом та уникати постійних перебоїв.

5. Пріоритетні глибокі роботи

Збережіть свої найважливіші завдання, коли ви найменше, ймовірно, перериваєте, наприклад, перші кілька годин вашого дня. Використовуйте час, заощаджений з непотрібних зустрічей, щоб зосередитись на завданнях, які потребують глибокої думки та творчості.

6. Впровадити дні “без зустрічі”

Якщо можливо, позначте певні дні або півдня як зони “без зустрічі”, щоб дати працівникам безперебійний час для цілеспрямованої роботи.

Хелен Годліман, керівник операцій з персоналу: “Вигорання випливає з хронічного стресу та відсутності рівноваги, а не просто великого навантаження. У гнучких робочих просторах ми бачили, як надання людям свободу налаштувати своє робоче середовище, а графік може зменшити стрес та допомогти створити більш стійкий ритм життя”.

Приймаючи ці стратегії економії часу, ви можете зменшити непотрібні зустрічі та підвищити продуктивність. Поліпшення продуктивності та ефективності повинна впровадити вдосконалений баланс у робочому житті, що дозволяє працівникам відпочити та відновитись та допомогти зменшити втому, в кінцевому рахунку уникаючи вигорання.