Зображуйте це: У п’ятницю 4:30 вечора, і ви намагаєтеся знайти критичний документ про політику для поновлення клієнта, який належить у понеділок вранці. Ви знаєте, що ви зберегли його десь у своїй системі електронної пошти, але після 20 хвилин пошуку папок, вкладень та різних версій ви все ще з порожніми руками. Звучить знайомий?
Якщо ви страховий брокер, який керує клієнтськими файлами в декількох системах, ви не самотні. Дослідження показують, що 87% файлів брокер-клієнта обмінюються за допомогою Microsoft Tools та Outlook, але більшість брокерів все ще борються з фундаментальною проблемою збереження всього організованого, доступного та готового аудиту.
Реальна вартість хаосу документа
Кожен страховий брокер знає розчарування:
- Втрачена продуктивність від витрачання годин на пошук документів, які повинні зайняти секунди, щоб знайти
- Ризики щодо відповідності, коли комунікації клієнтів розкидані через особисті вхідні та локальні привідки
- Версія контролюють кошмари, коли кілька членів команди працюють над одними і тими ж політичними документами
- Людська помилка при поданні критичної кореспонденції під неправильним клієнтом або номером політики
- Пропущені поновлення, оскільки нагадування електронних листів поховано у переповнених вхідних ящиках
Це не просто незначні незручності-це критичні для бізнесу проблеми, які можуть коштувати вашим клієнтам, покаранням дотримання та вашій професійній репутації.
Чому вашого поточного налаштування Microsoft 365 недостатньо
Не помиляйтесь, Microsoft 365 – це потужна платформа. Ваша команда вже живе в Outlook, Word, Excel та PowerPoint. Проблема не в інструментах Microsoft; Це з тим, як страхові брокери змушені ними користуватися.
Standard Microsoft 365 не був розроблений для конкретних потреб дотримання та організації страхових брокерів. Йому не вистачає:
- Інтелектуальна подача клієнтів, яка автоматично направляє документи до правильних папок клієнта
- Конвенції щодо іменування, що стосуються галузі, які роблять типи документів миттєво впізнаваними
- Керований робочий процес викликає завдання поновлення, схвалення та відповідності
- Незмінні аудиторські стежки, які блокують файли, зазначають у відповідності до дотримання регуляторних норм
- Інтегроване управління завданнями, що з'єднує документні заходи до робочих процесів, що обслуговують клієнта
Введіть Javln OfficeTech: ваше оновлення Microsoft 365
Javln OfficeTech не замінює ваше середовище Microsoft 365 – це покращує його. Подумайте про це як про додавання інтелектуального страхового шару поверх інструментів, якими ви вже використовуєте щодня.
Безшовна інтеграція. Нульовий зрив
Наша інтеграція Microsoft 365 працює саме так, як ви очікували:
Розширені можливості Outlook: Панель інструментів Javln OfficeTech перетворює ваше управління електронною поштою з інтелектуальною збереженням, що маршрутить електронні листи та вкладення, щоб виправити папок клієнта за допомогою розпізнавання ідентифікаторів розмови. Посилання електронних листів безпосередньо до клієнтських завдань, вставте файли javln officeTech у нові електронні листи та виберіть, чи потрібно тримати чи видаляти електронні листи з Outlook після збереження. Створіть миттєві копії PDF важливих листувань для записів про дотримання.
Оновлене слово та функціональність Excel: Крім базового створення документів, вставте динамічну інформацію про користувачів, такі як поточна дата, час, ваше ім’я чи електронну адресу безпосередньо у вашому профілю Javln OfficeTech. Додайте свій електронний підпис або повний вихід (включаючи облікові дані та назву завдання) одним клацанням. Захистіть чутливі документи за допомогою випадково генерованих паролів або конвертувати у PDF з параметрами замінити оригінал, створити копії або автоматично приєднатися до електронних листів.
Універсальні підвищення продуктивності: Панель інструментів діє як центральна панель управління по всіх програмах Microsoft. Доступ до зображень Javln OfficeTech для вставки документів, використовуйте елементи керування співпрацею для реєстрації/виїзду, щоб запобігти конфліктам версій та підтримувати безперебійний робочий процес без перемикання між програмами.
Інтелектуальна автоматизація, яка захищає від людських помилок
Ось, де справді світить Javln OfficeTech – він передбачає та запобігає загальним помилкам, що в ручному управлінні документами, що страждають:
- Автоматичні конвенції щодо іменування забезпечують узгодженість у всій вашій команді (“IC” для вхідної кореспонденції, “OC” для вихідної листування)
- Структуровані папок клієнта з організацією поточного року зберігають все логічно влаштовано
- Інтелектуальні пропозиції щодо подання на основі властивостей електронної пошти та попередніх моделей подачі заявки
- Вбудовані нагадування забезпечують критичні поновлення та клієнтські завдання ніколи не потрапляють через тріщини
- Комплексні аудиторські траси, які записують кожну взаємодію документа для довіри
Вплив у реальному світі: які зміни для вашого брокера
Коли ви впроваджуєте інтеграцію Microsoft 365 Javln OfficeTech, ось що відбувається з вашими щоденними операціями:
Ранкова ефективність: Почніть свій день з чіткої панелі приладів, що показує пріоритетні завдання, майбутні поновлення та комунікації клієнтів, що потребують уваги – усі отримані з існуючих даних Microsoft 365.
Управління електронною поштою: Замість того, щоб вручну сортувати сотні електронних листів, дивіться, як листування клієнта автоматично переходить до правильних папок із запропонованими місцями подачі та інтелектуальною розмовою.
Створення документів: готові до відповідності шаблони безпосередньо в Word та Excel, з контролем версій, що запобігає конфліктам.
Співпраця: Працюйте впевнено, знаючи, що реєстрація/виїзд документа запобігає перезаписі, тоді як оновлення в режимі реального часу постійно інформують про прогрес.
Впевненість у відповідності: Будьте легко, знаючи, що кожна взаємодія клієнта автоматично записується, частувана та заблокована проти змін у незмінних нотатках файлів.
Суть: Захист для вашого найціннішого активу
Ваші відносини з клієнтом побудовані на довірі, і ця довіра залежить від вашої здатності керувати їх інформацією професійно, надійно та ефективно. Javln OfficeTech не просто організовує ваші документи – це захищає вашу репутацію.
Безперешкодно інтегруючи з вашим існуючим середовищем Microsoft 365, ми усуваємо криву навчання, при цьому різко знижуючи ризик людської помилки. Ваша команда продовжує працювати у знайомих додатках, але з впевненістю, що випливає з цільової функціональності страхового брокера.
Питання – це те, чи можете ви дозволити собі реалізувати належну систему управління документами – це чи можете ви дозволити собі цього не робити.
Готові перетворити інвестиції Microsoft 365 у конкурентну перевагу?
Інтеграція Microsoft 365 Javln OfficeTech доступна з усіма планами підписки та безперешкодно працює з існуючим бізнесом або підприємствами Microsoft Licsose.
