Під час консультацій щодо їхнього міського плану 2040 р. Корпорація міста Лондона отримала 2000 коментарів від майже 300 осіб – 87% з яких були надіслані електронною поштою.

Щоб ефективно організувати ці відповіді, корпорація співпрацювала з програмою цифрового планування MHCLG для тестування автоматизації обробки електронної пошти, розробленої для покращення обробки відповідей на громадські консультації.

Підхід

Дотримуючись такого підходу, дозволив їм:

• Автоматизуйте обробку відповідей за допомогою Microsoft 365

• Створіть детальну базу даних SharePoint

• приймати рішення, керовані даними, без ручної праці

Розуміння місцевої думки

Публічні консультації є ключовою частиною залучення громад, особливо в місцевих планах. Вони допомагають органам місцевого планування (LPA) розуміти місцеві думки та пріоритети. Однак обробка тисяч відповідей, які часто отримували, може бути трудомісткою та трудомісткою.

Розроблена як частина програми цифрового планування MHCLG, автоматизація допомагає цьому шляхом організації та зберігання подань електронної пошти. Це додаток Microsoft 365, який є безкоштовним для існуючих власників ліцензій. Він автоматизує категоризацію та зберігання подань електронної пошти, усунувши потребу в ручному введенні даних.

Зменшення ручної роботи

Це спрощує процес збору відповідей, що дозволяє LPA зосередитись на аналізі зворотного зв'язку та прийняття обґрунтованих рішень. Це значно зменшує ручну роботу та звільняє час персоналу для інших пріоритетів.

Автоматизація потенційно може заощадити від 1 до 2 місяців адміністрації на консультацію і не має додаткових витрат для тих, хто має Microsoft 365. Це абсолютно необов’язково і на розсуд кожного LPA щодо того, чи встановлюють вони та використовують його.

Створення ефективних баз даних

Додавання Power Automate підключається до вхідних електронних листів у Microsoft 365. Він автоматично категоризує непрочитані електронні листи, що надходять протягом консультаційного періоду.

Потім він збирає:

Він зберігає їх у централізованому розташуванні SharePoint, усунувши потребу в ручному в'їзді.

Щоб переглянути відповіді, ви отримуєте доступ до збережених даних у визначеній папці або базі даних на Microsoft 365. Потім ви можете проаналізувати зворотній зв'язок, генерувати звіти та приймати рішення, керовані даними, не вручну сортуючи через окремі електронні листи.

Автоматизація сумісна з різними ІТ -системами, які використовуються LPA. Місто Лондон показало, що воно не тільки зменшує адміністративне навантаження, але й підвищує точність та організацію даних про консультації.

Підсумовуючи

Мішель Роуленд, офіцер з питань планування міста Лондона, похвалила вплив автоматизації:

Програма добре спрацювала для нас, зберігаючи нам години ручного введення даних на одному кроці обробки представництва. Замість ретельного введення електронних листів, імен та відповідних деталей вручну програму автоматизували весь процес.

З експорту електронних таблиць ми легко змогли додати додаткові стовпці для узагальнення та аналізу коментарів.

Поділіться своїми відгуками

Якщо ви самі реалізуєте автоматизацію, ми хотіли б почути ваші відгуки та будь -які пропозиції щодо вдосконалення. Ви можете поділитися своїми думками за адресою digitallanningteam@communities.gov.uk